Externalisation : les étapes menant vers le succès

Au moment où le volume de commande connaît une importante croissance, il est difficile de ne pas penser à une révision à la hausse de ses ressources humaines. On n’est cependant plus obligé de recruter en interne, depuis l’avènement de l’externalisation. Cette dernière permet de bénéficier de nombreux avantages, notamment si l’on respecte les étapes suivantes pour sa mise en place.

Interrogations sur les besoins réels

Une hausse de commande prévue pour durer ? Dans ce cas, le spécialiste en externalisation permettra à l’entreprise de baisser son coût de fonctionnement. En effet, le tarif de prestations est plus faible dans un pays comme Madagascar par rapport à un pays européen.

Une hausse passagère ? Là encore, l’outsourcing permettra d’éviter le recrutement de nouveaux salariés que l’on n’aura plus besoin d’un moment à un autre. Et il faut le rappeler, les licenciements massifs impactent beaucoup l’image de l’entreprise.

Communication du projet à l’équipe

Il ne faut pas attendre la conclusion du contrat avec le partenaire offshore pour annoncer la nouvelle à l’équipe interne. Cette dernière pourra d’ailleurs, d’un moment à l'autre, en entendre parler. Ses membres peuvent l’interpréter à leur manière. Certains diront que l’entreprise n’a plus besoin d’eux et peuvent demander à partir. Pour éviter cela donc, le mieux est d’impliquer toute l’équipe dans la préparation du projet d'externalisation offshore,  en expliquant notamment que ceci ne vise pas un remplacement progressif des membres. Le dirigeant devra notamment axer son discours sur les avantages financiers pour l’entreprise.

Le profil du partenaire

Ces dernières années, rares sont les entreprises européennes ou américaines qui ne reçoivent pas de propositions d’externalisation à Madagascar. Lors de la sélection du partenaire donc, il faut commencer par les prestataires qui en ont déjà émis. Si un profil intéresse, il ne faut pas hésiter à le contacter par téléphone. Cela devrait suffire pour évaluer sa connaissance du domaine qui va lui être confié. On peut par la suite continuer « la prospection » en faisant des recherches sur Internet, notamment via des réseaux sociaux professionnels. Il faut surtout privilégier les prestataires ayant de nombreuses années d’expérience.

Etablissement de process

Une entreprise habituée à établir un cahier des charges ou un planning se dote d’une bonne base pour la réalisation et la préparation de son projet d’externalisation à Madagascar. La documentation qu’elle émet constitue en effet un excellent guide pour le prestataire. Ce dernier n’aura qu’à suivre les consignes qui s’y trouvent pour fournir une meilleure qualité des prestations.

Une entreprise qui ne se connait pas en documentation de projet devra penser à faire appel à un véritable expert, un prestataire pouvant commencer son intervention par l’établissement du process.

Identification des outils

L’entreprise devra disposer d’un ensemble d’outils pour le suivi du projet, pour la communication avec le spécialiste en outsourcing, pour le partage de la documentation et pour la gestion des phases de recettes et/ou de nouvelles commandes. Parmi ses outils, on peut notamment distinguer la plateforme de « bug tracking », la plateforme collaborative et l’outil de visionning de code source. Le partenaire pourra être consulté pour fournir des recommandations.